Sistem Retensi Rekam Medis Ditinjau dari Standar Operasional Prosedur di RSU Muhammadiyah Ponorogo

Abstract

Retention is the activity of shrinking or reducing the medical record file from the storage rack by moving the inactive medical record that is currently on the active shelf to the inactive rack. In implementing retention, Muhammadiyah Ponorogo General Hospital has SOP as a guideline. The purpose of this study was to identify a medical record retention system in terms of standard operating procedures at Muhammadiyah General Hospital Ponorogo. This type of research is descriptive. The population of this study was 5 filing officers, and all of them became members of the study sample (total sampling). Data were collected through observation, interviews and documentation studies, then analyzed descriptively. Based on the results of the study note that retention is not in accordance with the SOP. The implementation of medical record retention is carried out once every 2-3 years. Whereas the policy written in the SOP is 5 years from the time the patient was last served. Retention was carried out faster due to the lack of a place to store medical records in the active filing room. Suggestions for Muhammadiyah Hospital Ponorogo is to add a place to store active medical records and filing officers retention according to the policies that already exist in the SOP.
Keywords: retention; medical records; SOUP

ABSTRAK

Retensi adalah kegiatan penyusutan atau pengurangan arsip rekam medis dari rak tempat penyimpanan dengan cara memindahkan rekam medis yang inaktif yang saat ini berada di rak aktif menuju ke rak inaktif. Dalam melaksanakan retensi, RSU Muhammadiyah Ponorogo memiliki SOP sebagai pedoman. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi sistem retensi rekam medis ditinjau dari standar operasional prosedur di RSU Muhammadiyah Ponorogo. Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Populasi dari penelitian ini adalah petugas filing berjumlah 5 orang, dan seluruhnya menjadi anggota sampel penelitian (total sampling). Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara dan studi dokumentasi, lalu dianalisis secara deskriptif. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa retensi belum sesuai dengan SOP. Pelaksanaan retensi rekam medis dilakukan 2-3 tahun sekali. Sedangkan kebijakan yang tertulis di dalam SOP adalah 5 tahun terhitung dari waktu terakhir pasien dilayani. Pelaksanaan retensi dilakukan lebih cepat karena kurangnya tempat penyimpanan rekam medis di ruang filing aktif. Saran bagi RSU Muhammadiyah Ponorogo adalah menambah tempat penyimpanan rekam medis aktif dan petugas filing melakukan retensi sesuai kebijakan yang sudah ada pada SOP.
Kata kunci: retensi; rekam medis; SOP